Este procedimiento debe estar respaldado por los términos que establece el Charter Party (C/P), que no es mas que el contrato de fletamento del buque, además de lo que se establezca en la legislación local, así como en las buenas practicas consuetudinarias del puerto en que se este operando.
Todo el procedimiento es importante y se debe seguir con detalle desde antes que el buque recale y durante cada uno de los días después de su recalada, hasta su zarpe, ya que de ello dependerán los montos que se deben aplicar en la liquidación final del C/P en concepto de demora en la descarga o pronto despacho del buque; así como a quien se le deberán cargar dichos montos.
El proceso de recepción de buques se puede dividir en cuatro fases:
A. PRIMERA FASE (Previo al arribo o recalada del buque):
1. Avisos de ETA:
Según se establezca en el C/P, el buque deberá, por medio del agente marítimo, mantener informado al consignatario sobre su situación y su ETA.
Normalmente, los avisos deben ser efectuados con 7 y 3 días, así como con 48 y 24 horas de anticipación; si el buque no cumpliere con ello, como regla general, el lay time puede incrementarse en 24 horas, dependiendo del caso.
La finalidad de los avisos, es que el agente marítimo en coordinación con el consignatario, haga los arreglos y coordinaciones necesarias con las autoridades del puerto para que el buque sea atendido lo más pronto posible y evitar así perdida de tiempo con el buque en fondeo.
2. Aviso de Buque Listo (NOR):
Siempre debe tomarse en cuenta que normalmente el buque presenta su NOR al arribo y dependiendo de la aceptación y validación del mismo, principiará a correr el lay time.
Normalmente el NOR debe ser presentado únicamente en horas de oficina (09:00 a 17:00 hrs.) y en días hábiles; para ser aceptado y validado, es necesario que el buque:
a. Haya sido declarado en libre práctica.
b. No tenga problemas con el calado aéreo.
c. Esté en condiciones de trabajar todas las bodegas consignadas a ese puerto, al mismo tiempo; y si fuere puerto de carga, que las bodegas estén limpias y sean estancas.
d. No tenga fallas en los moto generadores y que su equipo de grúas se encuentre 100% operativo.
e. Que las tapaderas de las bodegas estén abiertas.
f. Las gruas en posición vertical
3. Novedades:
Cualquier novedad o discrepancia al respecto, debe ser anotada en el NOR, además, debe ser registrada en el SOF y presentada una nota de protesta al Capitán del buque, todas estas acciones deben hacerse por medio del agente marítimo.
4. Planificación y Coordinación:
Durante esta fase, es necesario ejecutar una reunión de coordinación entre todos los elementos que participarán en la operación de carga/descarga (autoridad del puerto, agente marítimo, estibadora, transportista, consignatarios y otros que se considere necesario); para planificar adecuadamente la operación de descarga y estar preparado con el apoyo logistico necesario en cuanto a equipo para la descarga, transporte terrestre y espacio suficiente en las plantas de recepcion final del producto. Es importante que la estibadora cuente con toda la información con respecto a las características tanto del buque, como las características técnicas de capacidad y peso de sus equipos, lo mismo que de la densidad y características del producto a manejar en cada embarque.
B. SEGUNDA FASE (Período de fondeo y maniobra de atraque):
1. Después de que el buque haya arribado al puerto, es necesario presionar al agente marítimo, a fin de ejecutar todas las acciones necesarias para que, se proceda a la maniobra de atraque de inmediato con la finalidad de reducir el tiempo perdido por espera de atracadero y ganar tiempo en la operación de carga/descarga.
2. Por aparte, la estibadora deberá estar coordinada y preparada con la empresa de transporte terrestre y la planta de recepción, así como con el equipo y personal necesario de acuerdo a las características del buque y de la carga para proceder de inmediato a la operación de descarga.
C. TERCERA FASE (Período de descarga):
1. Una vez el buque se encuentra atracado y declarado en libre práctica por las autoridades del puerto, se deberá proceder de inmediato a la operación de descarga del buque, la cual se desarrollará de acuerdo al plan de estiba presentado por el Capitán del buque, el plan de descarga y las coordinaciones de la estibadora, así como a las necesidades del consignatario, manteniendo siempre como prioridad la estabu\ilidad del buque.
2. Es necesario que durante toda la operación de descarga, se encuentre presente un representante de la agencia marítima, quien además de servir como asesor del Capitán del buque, actuará como intermediario entre el buque, las autoridades portuarias, la estibadora y el consignatario; además, es el responsable de llevar detalladamente toda la relación del Estado de Hechos (SOF) durante la descarga.
3. Por su parte, la estibadora, también deberá mantener permanentemente un representante en todo el proceso de la operación de descarga, con la finalidad no solo de dirigir adecuadamente la misma, sino que, para verificar que la relación del Estado de Hechos se lleve detalladamente, ejerciendo debido control sobre el volumen y calidad del producto que se esta descargando.
4. En el Estado de Hechos, se debe detallar todas las anomalías e interrupciones, que por cualquier causa suspendan el normal flujo de la descarga en cada una de las bodegas en que se esté trabajando, indicando la hora de inicio y finalización de la novedad, así como la descripción de la misma, esto debe estar acorde con la bitácora de puerto (Port Log) que lleva el Oficial de guardia a bordo del buque.
5. Entre otras, como novedades más comunes a detallar, podemos mencionar:
a. Falla mecánica en las grúas
b. Falla mecánica en las almejas
c. Falla mecánica en los tractores o cargadores frontales
d. Falta de fluido eléctrico a bordo
e. Recalentamiento de winches
f. Enredo de cables
g. Izando maquinaria y equipo
h. Arriando maquinaria y equipo
i. Cambio de cuadrillas
j. Falta de cuadrillas
k. Apertura de bodegas
l. Cierre de bodegas
m. Imposibilidad de abrir / cerrar bodegas
n. Tiempo de comida
o. Lluvia
p. Condiciones de mar adversas
q. Huelga en el puerto
r. Feriado local
s. Cambiando de atracadero
t. Buque derivando
u. Buque en espera de atracadero
v. Buque en espera de papelería
w. Buque sin maniobra
x. Falta de iluminación adecuada
y. Problemas en el puerto que afectan la descarga
z. Trabajo de surveyor
aa. Apilando producto
bb. Recogiendo producto derramado
cc. Asuntos de orden legal
dd. Asuntos de fuerza mayor
ee. Bodega finalizada de descargar
ff. Descarga finalizada
6. El Estado de Hechos debe ser revisado constantemente y diariamente a las 07:00 hrs., cotejado con el Oficial de guardia a bordo; una copia debe ser entregada diariamente al estibador, quien al igual que el agente marítimo deberá hacerlo del conocimiento del consignatario y del armador por medio del broker.
7. En el caso de que se detecte alguna anomalía mayor, como por ejemplo avería en la carga por humedad o contaminación, inmediatamente se deberá de suspender la operación, haciendo el registro correspondiente en el Estado de Hechos y remitiendo la respectiva carta de protesta al Capitán por medio del agente marítimo; así mismo, se deberá hacer de inmediato del conocimiento del consignatario para que sea éste quien decida si se llama al ajustador del seguro, a un surveyor o si rechaza la carga.
8. Al finalizar la operación de descarga, se debe cerrar el Estado de Hechos, con la firma de aceptación del Capitán del buque, del agente marítimo y del consignatario, debiéndose enviar copias, al consignatario y al armador, así como a los respectivos broker.
9. Después de haber zarpado el buque, no se deben aceptar enmiendas o correcciones al Estado de Hechos.
D. CUARTA FASE (Zarpe del buque):
1. El agente entrega al Capitan la documentación de autorización de zarpe.
2. El agente coordina con los responsables de las operaciones portuarias, a efecto de que haya práctico, remolcador y amarradores disponibles para que el buque pueda zarpar sin pérdida de tiempo.
3. El agente remite toda la documentación pertinente a los armadores, fletadores y brokers involucrados.
cual seria una limitante en la libre platica de las embarcaciones
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